Installer un ERP : existe-t-il une taille minimum requise pour ma PME ?
De nombreuses sociétés, intéressées par l’acquisition d’un logiciel ERP, doutent souvent de leur légitimité à se doter d’un tel outil.
Certaines interrogations de la part des TPE / PME reviennent souvent. Ma PME est-elle assez développée pour intégrer un logiciel de gestion ? Sommes-nous assez nombreux pour utiliser les fonctionnalités d’une GPAO ? Avons-nous atteint la maturité nécessaire à l’acquisition d’un logiciel ERP ?
Ces interrogations sont normales et entièrement compréhensibles. À travers cet article nous allons essayer d’apporter une réponse à ces problématiques.
L’acquisition d’un logiciel de gestion est souvent synonyme de volonté de développement
On remarque souvent comme point commun à toutes les sociétés souhaitant installer ERP, que celles-ci ont des aspirations à développer leur entreprise. En effet, que vous soyez 5 dans votre TPE ou bien 50 dans votre PME, en général, la recherche d’un logiciel ERP va de pair avec des objectifs de développement. Une société ne possédant pas d’outil pour l’aider à gérer sa gestion au quotidien et qui souhaite se développer, comprend rapidement tout l’intérêt de se doter d’un ERP.
Cette envie d’aller de l’avant est essentielle : sans objectifs de développement, l’intégration d’un logiciel de gestion sera davantage compliquée. Vous ne cesserez de vous demander si vous en avez réellement besoin et repousserez sans arrêt ce projet à plus tard.
Une société qui sait où elle va et qui vise des objectifs de développement structurés, verra toute l’importance d’intégrer un ERP afin de l’accompagner au quotidien dans sa gestion d’entreprise, et cela peu importe la taille de son effectif.
Dans ce type de cas, la taille de l’effectif ou de la structure n’est pas importante, au contraire. Plus vous intégrez un logiciel de gestion en amont de votre phase de développement, plus il sera facile de le mettre en place. Prenons l’exemple d’une société de 10 personnes ayant pour objectif de recruter 5 personnes supplémentaires sur un an. Cette entreprise compte se développer et accroître ses parts de marché. Il est plus aisé pour cette société d’installer l’outil avant le recrutement. En effet, faire changer les habitudes de travail de 10 personnes est davantage aisé que pour 15 personnes. Et ainsi les 5 futurs nouveaux arrivant commenceront directement à travailler avec un outil performant sans être gênés par le changement.
Choisir le logiciel adapté à sa structure
Le marché de l’ERP est composé de nombreux acteurs. En effet, les éditeurs ne manquent pas et les intégrateurs non plus. De nos jours, il existe des logiciels de gestion pour à peu près toutes les tailles de sociétés et pour satisfaire toutes les activités.
Lorsqu’on est une petite société, souhaitant installer un ERP, trouver des logiciels n’est pas compliqué. Le marché abonde d’offre et de propositions différentes. Ce qui est davantage compliqué c’est de trouver le bon. Bien souvent, le premier réflexe est de se tourner vers les solutions connues, les plus populaires. Ces éditeurs jouissent d’une grande notoriété de part la taille de leur portefeuille client.
Cependant, on ne compte plus le nombre de PME qui se sont déçues de leur achat de logiciel. Celles-ci font l’acquisition d’un ERP connu, mais regrettent vite leur choix tant ces logiciels sont compliqués à installer et à prendre en main. Lors des démos, l’outil leur plaît car il regorge de fonctionnalités différentes. Mais l’utilisation au quotidien de ces logiciels par de petites sociétés s’avère souvent très compliqué. Certaines regrettent rapidement leur choix et choisissent même parfois de ne pas utiliser l’outil. Elles reviennent alors à leurs anciennes manières de fonctionner, avec tous les défauts qui vont avec.
Ainsi, lorsqu’on est une petite PME, souhaitant automatiser certains processus de gestion en se dotant d’un logiciel, il faut être attentif. A la fois aux logiciels proposés, à la charge de travail que représente l’installation d’un ERP et ne pas se laisser tenter par l’intégration d’un très gros ERP. Élaborez un cahier des charges précis avec vos besoins en terme de fonctionnalité. Prenez le temps de chercher un logiciel adapté à votre structure. L’ERP qui saura satisfaire vos attentes n’est pas forcément le plus connu du marché.
En ayant les idées claires concernant les fonctionnalités que vous souhaitez et en prenant le temps de faire une recherche en profondeur sur les ERP qui pourraient vous convenir, vous mettez toutes les chances de votre côté pour faire de ce projet un succès !
Réalisez l’intégration de votre logiciel par étape
De nombreuses PME, pensant enfin avoir trouvé l’outil leur correspondant, se retrouvent parfois hésitantes au moment de l’achat. La raison principale ? L’intégration et la prise en main du logiciel. Même si leur logiciel ne semble pas trop lourd et adapté à la taille de leur structure, des questions subsistent. Certaines se demandent si elles vont être en mesure d’utiliser correctement ce logiciel.
Le meilleur conseil que nous puissions vous donner, c’est de ne pas avoir peur et d’intégrer votre logiciel étape par étape. En effet, si vous avez fait le bon choix et que le logiciel choisi est adapté à votre structure, alors votre éditeur/intégrateur devrait avoir l’habitude de vos problématiques. Ce dernier doit être en mesure de vous proposer un accompagnement au quotidien pour maîtriser au mieux les fonctionnalités. De plus, votre nouvel intégrateur peut vous suggérer de ne pas utiliser toutes les fonctionnalités dès le départ. Mais plutôt de vous servir de celles qui vous sont vraiment essentielles au début afin de vous familiariser avec l’outil. L’utilisation des autres fonctionnalités se fera naturellement une fois que vous maîtriserez celles qui vous sont primordiales !
Ainsi, il n’existe pas vraiment de taille idéale pour intégrer un logiciel de gestion. En revanche, que votre société compte 5 salariés ou 100 salariés, plusieurs facteurs détermineront le succès de votre projet. Si vous êtes une petite société, avoir des objectifs de développement est un vrai plus pour comprendre l’intérêt d’un ERP et ne pas se tromper. L’essentiel réside ensuite dans le choix du logiciel. Celui-ci devra être adapté à votre taille, vos objectifs, vos besoins et votre activité. Le choix de l’intégrateur est également crucial. Pour que l’installation et la prise en main de votre logiciel nouvellement acquis se passe au mieux, assurez-vous que votre prestataire soit habitué à vos problématiques !